Nomor surat adalah komponen penting dalam sebuah surat resmi maupun dinas, yang bertujuan untuk memberikan informasi tertentu dalam bentuk kode. Masing-masing komponen di dalamnya memuat informasi siapa pembuatnya, kapan dibuatnya, tahun pembuatan, jumlah yang dibuat, serta instansinya.
Fungsi penomoran surat adalah untuk mempermudah pengarsipan, sehingga tidak akan menyulitkan ketika membutuhkannya kembali sewaktu-waktu. Informasi lebih lengkapnya, simak bagaimana cara penulisan nomor surat resmi maupun dinas yang benar berikut ini serta format dan contoh penulisannya.
Mengapa Harus Menggunakan Penulisan Format Nomor Surat yang Benar?
Penulisan format nomor surat harus dilakukan dengan benar karena fungsi penomoran tersebut adalah untuk mempermudah pengarsipan dokumen. Selain itu, di dalamnya juga memuat informasi berupa kode tertentu, yakni terdiri dari angka dan huruf. Sehingga, tak boleh dituliskan secara asal-asalan ataupun tidak sesuai urutan.
Setiap kode huruf maupun angka pada surat resmi, berisi informasi tentang siapa instansi pembuatnya, kapan dibuatnya, hingga berapa jumlah yang dibuat. Penomoran juga wajib dilakukan dengan benar karena setiap instansi pasti membutuhkan informasi surat masuk dan keluar, sekaligus sebagai dokumen yang dapat dipertanggungjawabkan kebenaran atau keasliannya.
Peletakan kode surat resmi maupun dinas pun tak boleh diletakkan di sembarang tempat, jadi sudah ada aturannya. Posisi penomoran untuk dokumen resmi ataupun dinas berada di kiri atas dan letaknya tepat di bawah kop. Jadi, Anda tak boleh menuliskannya di bawah tanda tangan, apalagi di tempat lain yang tak seharusnya.
Perlu diketahui bahwa tidak semua pihak dapat memberikan kode penomoran untuk pembuatan dokumen. Biasanya dalam suatu instansi maupun organisasi, pihak yang berwenang dalam memberikannya adalah bagian administrasi. Jadi, apabila hendak memberikan penomoran pada dokumen penting harus melaporkannya melalui bagian administrasi terlebih dahulu.
Komponen dan Format Nomor Surat
Komponen kode dalam surat resmi dan dinas berupa huruf dan angka. Setiap komponennya menunjukkan informasi tertentu, sehingga harus dituliskan secara urut dan tidak asal-asalan.
Dalam penulisan kode nomor surat atau dokumen resmi maupun dinas, terdapat lima (5) komponen yang harus ada dalam dokumen tersebut.
Berikut ini merupakan komponen tersebut sesuai urutannya.
- Kode penomoran dokumen
- Nomor urut dokumen
- Nama instansi, lembaga, atau organisasi yang mengeluarkan
- Bulan dikeluarkan (ditulis dalam angka romawi)
- Tahun dikeluarkan
Kelima kode di atas penulisannya harus dipisahkan oleh tanda garis miring (/) untuk mempermudah pembacaannya. Kode dan nomor urut maupun komponen lainnya tersebut diberikan oleh pihak administrasi.
Selain komponen, adapun format kode penomoran surat keluar adalah sebagai berikut. Format ini sesuai dengan peruntukannya masing-masing.
- 01: SK (Surat Keputusan)
- 02: SU (Surat Undangan)
- 03: SPm (Surat Permohonan)
- 04: SPb (Surat Pemberitahuan)
- 05: SPp (Surat Peminjaman)
- 06: SPn (Surat Pernyataan)
- 07: SM (Surat Mandat)
- 08: ST (Surat Tugas)
- 09: SKet (Surat Keterangan)
- 10: SR (Surat Rekomendasi)
- 11: SB (Surat Balasan)
- 12: SPPD (Surat Perintah Perjalanan Dinas)
- 13: SRT (Sertifikat)
- 14: PK (Perjanjian Kerja)
- 15: SPeng (Surat Pengantar)
Kode di atas fungsinya adalah untuk memberitahukan isi dokumen tersebut secara keseluruhan, jadi harus dicantumkan sesuai dengan peruntukannya. Misalnya ketika ingin membuat perintah perjalanan dinas, maka harus mencantumkan kode 12 pada bagian ‘Nomor: …’.
Aturan Penomoran Surat
Membuat nomor surat harus sesuai aturan penomoran, jadi tak boleh sembarangan meletakkan kode maupun komponen di dalamnya. Penulisannya harus urut dan diletakkan di bawah kop sebelum tulisan ‘Lampiran’.
Aturan penomoran pada dokumen harus dipahami oleh pihak yang berkecimpung dalam dunia administrasi maupun kesekretariatan karena untuk mempermudah pengarsipan. Dalam aturan penomoran, antar kode harus dipisahkan dengan tanda garis miring (/) agar lebih mudah dibaca. Setelah kode dan sebelum urutan surat, biasanya diberikan tanda tiitk (.) sebagai pemisahnya.
Adapun dalam format penomoran, dapat ditulis menggunakan kode huruf maupun angka disesuaikan kebutuhan masing-masing instansi. Meskipun begitu, urutannya tak boleh salah agar tidak menyulitkan ketika pengarsipan.
Penulisan komponen penomoran pada poin sebelumnya harus secara urut dan mendatar, bukan ditulis ke bawah. Jadi kira-kira penulisannya seperti ini ‘Nomor: Kode.Urutan Surat/Instansi/Bulan/Tahun’.
Kodenya disesuaikan peruntukan dokumen tersebut, misalnya untuk undangan, perjalanan dinas, permohonan, dan sebagainya. Terkadang, lembaga atau instansi tertentu memiliki kode tambahan, misalnya untuk kepentingan eksternal dan internal. Tambahan kode tersebut biasanya diletakkan di paling depan.
Kemudian perihal komponen nama instansi, biasanya disingkat agar tidak terlalu panjang. Misalnya Dewan Perwakilan Rakyat disingkat menjadi DPR, Dinas Kesehatan menjadi DINKES, Universitas Gadjah Mada menjadi UGM, dan lainnya.
Cara Penulisan Nomor Surat yang Benar
Selanjutnya, mari pelajari tentang cara penulisan nomor surat yang benar. Dalam membuat nomor surat, harus memperhatikan urutan setiap komponennya untuk mempermudah pihak administrasi melakukan pengarsipan.
Kode penomoran surat dituliskan secara mendatar dan antar kodenya dipisahkan oleh garis miring (/). Kode tersebut diletakkan di bawah kop dan sebelum lampiran secara rata kiri. Contoh lebih jelasnya akan kita bahas pada poin berikutnya.
Contoh Penulisan Nomor Surat yang Benar
Penulisan nomor surat resmi dan dinas harus dilakukan dengan benar sekaligus sesuai kebutuhan. Berikut ini adalah contoh penulisan nomor surat yang benar untuk berbagai kepentingan.
Contoh 1
Nomor : 03.020/PT-AL/III/2023
Lampiran : –
Pada contoh di atas, angka 03 merupakan kode surat permohonan (SPm) untuk mengajukan permohonan tertentu dari perusahaan. Kemudian PT-AL merupakan singkatan dari PT Angkasa Luar, yaitu perusahaan yang mengeluarkan dokumen tersebut.
Bisa dilihat pula bahwa dokumen tersebut dikeluarkan pada bulan Maret, ditandai dengan angka romawi III (tiga). Tahun dikeluarkannya adalah 2023 sesuai yang tercantum pada nomornya.
Contoh 2
Nomor : A.012/PT-AL/III/2023
Lampiran : –
Terkadang, beberapa perusahaan ataupun organisasi membuat kode tersendiri yang hanya bisa diketahui oleh orang-orang di internal perusahaan tersebut saja. Contohnya pada penulisan penomoran surat resmi di atas yang memberikan kode A.
Biasanya, kode A digunakan untuk pihak internal perusahaan itu sendiri. Sedangkan B ditujukan untuk pihak luar perusahaan atau eksternal. Adapun kode C merupakan pemberitahuan terkait kepentingan tugas ataupun sertifikat lainnya.
Angka 012 menunjukkan bahwa itu adalah dokumen ke-12 yang dikeluarkan oleh PT-AL di bulan Maret tahun 2023. Bulan serta tahun berjalan ditandai dengan III (bulan ke-3 atau Maret) dan 2023 (tahun).
Contoh 3
Nomor : 08.001/PT-AL/IV/2023
Lampiran : –
Tidak jauh berbeda dengan contoh lainnya. Contoh penomoran ini cara membacanya adalah surat tugas (ST kode 08) pertama dari PT-AL yang dikeluarkan pada bulan April 2023.
Itulah penjelasan seputar cara penulisan nomor surat resmi dan dinas yang benar sesuai aturan. Meskipun begitu, terkadang beberapa perusahaan memiliki cara penulisan kode penomoran berbeda-beda untuk kepentingan sehari-harinya.
Akan tetapi, secara umum begitulah cara penulisan yang benar sesuai pedoman Permendagri. Tata penulisannya tak boleh dilakukan secara asal-asalan dan harus sesuai urutan, sebab nantinya justru membingungkan ketika diarsipkan.
Terkadang, dokumen yang telah diarsipkan bisa jadi dibutuhkan sewaktu-waktu. Jadi apabila penomorannya sudah sesuai aturan, maka tidak akan bingung ketika mencarinya karena dapat dicari melalui kodenya saja.
