Komunikasi melalui surat hingga saat ini masih tetap digunakan walau sudah banyak aplikasi pengirim pesan instan. Di berbagai institusi atau lembaga, surat menjadi unsur penting dalam penyampaian informasi secara resmi. Biasanya pesan ini ditujukan oleh atasan kepada bawahan, pengajar kepada para murid, lembaga kepada perseorangan, dan masih banyak lagi.
Surat resmi memiliki struktur kepenulisan yang formal. Hal ini lantaran informasi yang terdapat di dalamnya adalah arahan, permintaan, dan bahkan laporan yang perlu diperhatikan oleh pihak terkait. Dengan begitu, Anda perlu teliti dan memahami cara membuat surat resmi dengan struktur yang benar.
Untuk belajar membuat surat resmi beserta contohnya, simak artikel di bawah ini untuk informasi lebih lengkapnya!
Struktur Penulisan Surat Resmi
Berbeda dengan pesan nonformal atau instan yang umumnya tidak memiliki struktur pasti, pesan resmi memiliki struktur kepenulisan yang harus diperhatikan. Struktur tersebut terbagi menjadi beberapa bagian utama seperti di bawah ini:
1. Kepala atau Kop Surat
Salah satu perbedaan surat resmi dan tidak resmi adalah adanya surat resmi memiliki struktur yang lebih jelas seperti adanya kop dan detail instansi.
Logo, nama, alamat, nomor telepon, dan email sebuah instansi atau lembaga perlu dicantumkan pada bagian kepala atau biasa disebut kop surat. Tujuan informasi-informasi tersebut dituliskan pada kop adalah untuk memberitahukan identitas pengirim atau bahkan mempromosikan instansi kepada penerima.
2. Nomor dan Tanggal Surat
Nomor surat yang biasa dituliskan di bawah kop memiliki fungsi untuk mengetahui jumlah surat keluar yang telah dikirimkan dalam jangka waktu tertentu. Baik bagi pengirim maupun penerima, nomor ini bisa membantu proses pengarsipan karena terdapat informasi seperti kode dan tanggal. Tidak ada aturan resmi mengenai penulisan nomor, tetapi umumnya nomor ditulis dalam format seperti berikut:
- Nomor: ZZZ/001/GG-YYY/PP/XX/TT
- ZZZ = Kode Surat
- 001 = Nomor Urutan Surat
- GG-YYY = Kode Bagian
- PP = Kode Pengurus
- XX = Bulan Keluarnya Surat (I, II, III, dsb)
Selain itu, tanggal pengiriman juga jangan sampai ketinggalan untuk dicantumkan. Format penulisan tanggal biasanya adalah DD/MM/YYYY. Anda bisa menuliskan tanggal pada bagian pojok kanan atas yang sejajar dengan nomor surat. Anda tidak perlu lagi menuliskan lokasi karena informasi tersebut sudah tertera pada kop.
3. Lampiran
Lampiran bisa disertakan menjadi satu jika ada informasi tambahan, seperti laporan kegiatan, susunan acara, foto lokasi atau acara, dan sebagainya. Namun, jika tidak ada lampiran yang ingin disertakan, Anda bisa menuliskan tanda (-) pada bagian tersebut.
4. Hal/Perihal
Struktur hal atau perihal ini penting untuk dituliskan agar penerima bisa memahami tujuan utama pengirim. Anda bisa menuliskannya seperti ini:
Hal: Permohonan Peminjaman Ruangan
5. Alamat Tujuan
Agar tidak salah kirim, alamat tujuan bisa dituliskan pada bagian sampul dan bagian dalam pesan. Untuk bagian dalam, biasanya alamat dituliskan dengan menggunakan sebutan Bapak/Ibu/Saudara/i/Yth. Setelah itu, tuliskan nama jalan dan kota asal penerima.
6. Kalimat atau Salam Pembuka
Salam pembuka dituliskan untuk menyapa penerima secara sopan dan resmi. Jangan lupa juga untuk cantumkan tanda koma (,) di akhir kalimat pembuka. Anda bisa menggunakan kalimat ‘Dengan hormat,’; ‘Salam hormat,’; ‘Salam sejahtera,’; dan sebagainya.
7. Isi Surat
Pada bagian inti ini, pastikan pesan yang ingin disampaikan berisi informasi padat dan jelas. Bagian isi dibagi lagi menjadi tiga, yaitu pembuka, isi, dan penutup.
Pada bagian pembuka, Anda bisa menuliskan latar belakang penulisan pesan. Lalu, bagian isi bisa dijelaskan informasi detail mengenai kegiatan acara pernyataan resmi, atau laporan yang ingin disampaikan.
Terakhir, bagian penutup bisa dituliskan mengenai harapan pengirim kepada penerima agar bisa memahami tujuan pesan dengan baik.
8. Kalimat atau Salam Penutup
Salam penutup digunakan untuk menambah kesan formal dan santun dalam surat-menyurat. Umumnya kalimat penutup ini ditulis dengan singkat dan padat, seperti “Demikian surat ini kami sampaikan. Kami ucapkan terima kasih untuk perhatiannya.”
9. Tanda Tangan Pengirim
Keaslian sebuah surat resmi perlu dipertanggungjawabkan oleh pengirim agar informasi yang disampaikan adalah benar adanya. Jadi, pengirim perlu membubuhkan tanda tangan agar penerima semakin yakin.
Langkah-Langkah Membuat Surat Resmi
Menulis pesan resmi biasanya menggunakan aplikasi Ms. Words. Ada struktur, format surat resmi dan beberapa hal lainnya yang perlu diperhatikan agar tidak terjadi kesalahan. Untuk menghindari kesalahan tersebut, mari ikuti langkah-langkah penulisan surat yang benar di bawah ini.
1. Buat Bagian Pembuka
Pertama, buatlah bagian pertama surat yang berisi kop, nomor, tanggal, lampiran, perihal, dan alamat tujuan. Pada bagian ini, pastikan susunan atau format penulisannya sesuai pada tempatnya. Perlu diingat pada bagian lampiran hanya tuliskan jumlah lampiran yang disertakan, bukan isi dokumennya.
2. Buat Bagian Badan Surat
Kedua, masuk ke bagian badan atau isi, Anda perlu memperhatikan informasi apa saja yang akan disampaikan. Informasi tersebut disampaikan dengan bahasa yang lugas dan tidak menggunakan kiasan. Bahasa penulisan surat resmi juga perlu dijadikan perhatian. Gunakan bahasa formal berlandaskan kaidah kebahasaan dan Ejaan Yang Disempurnakan (EYD)
3. Buat Bagian Penutup
Ketiga, pada bagian penutup, gunakan kalimat yang tidak bertele-tele, ucapkan terima kasih, dan salam penutup. Akhiri pesan dengan tanda tangan dan stempel jika diperlukan.
Contoh Surat Resmi
Setelah mengetahui cara membuat surat resmi yang benar, kini saatnya Anda mengaplikasikannya pada beberapa contoh surat formal di bawah ini:
1. Surat Undangan Resmi
Undangan resmi biasanya dituliskan oleh sebuah instansi/lembaga kepada para penerimanya. Undangan bisa berupa ajakan untuk mengikuti rapat, undangan acara sebuah kegiatan sekolah/instansi/lembaga, dan lain sebagainya.
2. Surat Edaran
Pasti Anda sudah tidak asing lagi dengan surat edaran yang berisi informasi libur hari raya, libur semester, hingga informasi mendadak. Dalam menulis edaran, tetap diperlukan struktur resmi agar isi pesan dapat diakui kredibilitasnya.
3. Surat Panggilan
Surat panggilan bertujuan untuk memanggil seseorang atau kelompok orang karena adanya keperluan tertentu. Jenis panggilan bisa bersifat memaksa atau tidak memaksa. Panggilan paling sering dikeluarkan oleh lembaga pemerintah, seperti kepolisian.
4. Surat Permohonan
Jika Anda ingin menyampaikan permintaan akan sesuatu, buatlah surat permohonan kepada pihak yang dituju. Anda bisa mengajukan permohonan peminjaman ruangan, permohonan pengunduran diri, permohonan perceraian, dan masih banyak lagi.
5. Surat Dinas Pemerintah/Instansi/Lembaga
Surat dinas biasanya ditujukan untuk menginformasikan adanya keperluan dinas yang akan dilakukan oleh sebuah instansi atau lembaga. Dinas dilakukan dengan pergi ke luar kota, luar negeri, atau tempat lainnya yang sudah ditentukan. Dengan adanya pemberitahuan, penerima akan bertanggung jawab untuk memenuhi panggilan tersebut.
Nah, itulah beberapa pembahasan mengenai struktur, langkah-langkah, dan contoh surat resmi yang bisa Anda tuliskan. Saat menulis surat resmi, tanda tangan juga merupakan aspek penting yang perlu diperhatikan.
Selain menandatangani secara manual, kini Anda juga bisa menandatangani surat secara digital menggunakan aplikasi TTd online seperti Privy. Selain mempercepat proses tanda tangan, tanda tangan digital juga membantu menjamin keaslian pesan yang diterima oleh penerima.
Semoga informasi di atas bermanfaat!
