Menulis surat pesanan menjadi salah satu bagian penting dalam proses transaksi. Surat pesanan ditujukan untuk menulis keterangan yang menjelaskan pesanan barang yang ditujukan kepada seseorang atau perusahaan.
Informasi dalam surat berisi keterangan barang yang ingin dibeli beserta informasi lainnya terkait sistem transaksi jual beli antara pembeli dan supplier. Dengan begitu, baik pembeli atau penyedia barang memiliki informasi yang cukup untuk melakukan transaksi lebih lanjut.
Mari cari tahu contoh penulisan surat pesanan barang serta cara menulisnya dari penjelasan di bawah ini!
Contoh Surat Pesanan Barang
Ada beberapa contoh surat pesanan barang beserta penulisannya. Simak beberapa contoh surat pesanan berikut ini:
1. Surat Pesanan Barang ATK
[Kop Surat]
[Alamat Perusahaan]
[Alamat Pengiriman]
[Tanggal]
Nomor : [Nomor Surat Pesanan]
Kepada Yth,
Bagian Penjualan
PT. [Nama supplier]
[Alamat supplier]
Dengan hormat,
Kami dari [Nama Perusahaan] ingin memesan barang sebagai berikut:
- Kertas HVS A4 80 gr 20 rim
- Pulpen biru 10 lusin
- Spidol warna 1 set
Kami harap agar pesanan ini segera diproses dan dikirimkan ke alamat kami pada waktu yang telah ditentukan. Kami akan membayar pesanan ini setelah kami menerima barang yang kami pesan.
Terima kasih atas kerjasama dan perhatian yang diberikan.
Hormat kami,
[Tanda tangan]
[Nama]
2. Surat Pesanan Barang Kantor
[Kop surat perusahaan]
[Alamat perusahaan]
[Tanggal]
Kepada Yth,
Bagian Penjualan
[Alamat supplier]
Hal: Pemesanan Barang Kantor
Dengan hormat,
Kami dari [Nama Perusahaan] ingin memesan beberapa barang kantor untuk keperluan operasional perusahaan kami. Berikut adalah daftar barang yang kami butuhkan beserta jumlahnya:
[Nama Barang 1] : [Jumlah Barang]
[Nama Barang 2] : [Jumlah Barang]
[Nama Barang 3] : [Jumlah Barang]
[Nama Barang 4] : [Jumlah Barang]
Kami mohon agar dapat menginformasikan harga dan ketersediaan produk tersebut serta informasi mengenai biaya pengiriman ke alamat kami. Kami juga ingin memastikan bahwa produk yang dikirimkan adalah dalam kondisi yang baik dan sesuai dengan spesifikasi yang kami minta.
Jika ada informasi tambahan yang perlu kami ketahui, mohon agar dapat menghubungi kami melalui nomor telepon atau email yang tercantum pada kop surat.
Terima kasih atas kerjasama dan perhatian Bapak/Ibu. Kami berharap untuk segera menerima konfirmasi dari Bapak/Ibu mengenai pesanan ini.
Hormat kami,
[Tanda tangan]
[Nama penanggung jawab]
3. Surat Pesanan Barang dalam Bahasa Inggris
[Company Letterhead]
[Company Address]
[Date]
To:
Sales Department
[Supplier Address]
Subject: Office Supply Order
Dear Sir/Madam,
We are writing to place an order for several office supplies for our company’s operational needs. Below is a list of the items we require along with their quantities:
Please provide us with the price and availability of the aforementioned items, as well as the shipping costs to our address. We would also appreciate it if you could ensure that the items delivered are in good condition and meet the specifications we require.
If there is any additional information that we should be aware of, please do not hesitate to contact us via the phone number or email.
Thank you for your cooperation and attention. We look forward to hearing back from you soon regarding this order.
Sincerely,
[Signature]
[Name]
4. Surat Pesanan Barang Elektronik
[Alamat pengirim]
[Tanggal]
Kepada:
[Alamat penerima]
Perihal: Pesanan Barang Elektronik
Kepada Yth,
Kepala Bagian Pemasaran Perusahaan X
Dalam kesempatan ini, saya ingin memesan beberapa barang elektronik yang tercantum di bawah ini:
- 2 unit laptop merek X, seri A456UR
- 3 unit kamera merek Y, seri EOS 700D
- 1 unit TV LED merek Z, ukuran 43 inci
- 5 unit handphone merek O, seri A12
Saya mohon agar pesanan ini dapat segera diproses dan dikirimkan kepada saya pada alamat pengiriman yang tertera di bawah ini:
[Alamat Pengiriman]
Saya juga ingin mengetahui biaya total dan cara pembayaran yang harus dilakukan.
Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
Hormat saya,
[Tanda tangan]
[Nama pengirim]
5. Surat Pesanan Barang Pemerintah
[Kop Surat Instansi Pemerintah]
[Alamat Instansi Pemerintah]
[Tanggal]
Kepada:
[Alamat Pemasok Barang]
Perihal: Pesanan Barang Pemerintah
Kepada Yth,
Dalam rangka memenuhi kebutuhan pemerintah, kami ingin memesan beberapa barang yang tercantum di bawah ini:
- 100 unit komputer merek X, seri ProDesk 400 G7
- 50 unit printer merek Y, seri PIXMA TS5370
- 20 unit mesin fotokopi merek Z, seri e-STUDIO 2306
Kami mohon agar pesanan ini dapat segera diproses dan dikirimkan kepada kami pada alamat pengiriman yang tertera di bawah ini:
[Alamat gedung pemerintahan]
Kami juga ingin mengetahui biaya total dan cara pembayaran yang harus dilakukan. Kami ingin menekankan bahwa pembayaran akan dilakukan melalui sistem anggaran pemerintah dan dilakukan sesuai dengan aturan dan regulasi yang berlaku.
Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
Hormat kami,
[Cap atau tanda tangan penanggung jawab]
[Nama institusi pemerintahan]
Cara Menulis Surat Pesanan Barang
Setelah memiliki gambaran akan contoh surat pesanan barang, kini saatnya Anda perlu mengetahui cara menuliskannya tersebut. Berikut adalah beberapa cara menulis surat pesanan:
1. Cantumkan kepala surat hingga alamat
Sama seperti menulis surat pada umumnya, surat pesanan barang juga perlu dicantumkan kop surat pembeli, tanggal, nomor surat, perihal, keterangan lampiran jika ada yang ingin disertakan, nama penerima, dan alamat penjual.Â
2. Tuliskan isi badan surat
Pada bagian ini, Anda perlu mencantumkan nama produk yang ingin dibeli, jumlah satuan produk, besaran uang muka yang akan disetor, cara pembayaran, waktu pelunasan, dan cara pengiriman yang diinginkan.
Pastikan nama produk dituliskan dengan tepat beserta seri produk tersebut apabila ada. Tujuannya adalah untuk mempermudah supplier menyiapkan produk yang dibutuhkan.
Tuliskan juga salam penutup di bagian akhir untuk menyatakan terima kasih atas perhatian supplier terhadap isi surat Anda.
3. Sertakan tanda tangan dan nama pengirim surat
Bagian terakhir ini juga jangan sampai luput untuk dituliskan untuk memberikan kesan resmi atas penulisan surat pesanan. Dengan begitu, supplier mengetahui siapa yang menulis surat untuk kemudian memberikan teks balasan.Â
Seiring berkembangnya zaman, kini Anda bisa meningkatkan efisiensi dan keamanan dokumen menggunakan tanda tangan digital. Dalam hal ini, Anda dapat menggunakan Privy untuk menunjang kebutuhan tanda tangan digital Anda.
Dengan Privy, setiap tanda tangan digital telah terenskripsi di dalam dokumen. Jadi, tidak ada pihak lain yang dapat mengakses dokumen tanpa persetujuan pemilik. Di tambah lagi dengan fitur teknologi biometrik yang menjamin keamanan identitas digital dari penandatangan.
Nah, itulah beberapa penjelasan mengenai contoh surat pesanan barang beserta cara penulisannya yang bisa Anda terapkan pada perusahaan Anda. Surat pesanan tidak hanya bisa dilakukan oleh organisasi atau perusahaan saja, tetapi juga bisa dilakukan oleh individu kepada individu atau institusi lainnya.Â
