Selain mempermudah akses untuk saling berkirim dokumen dan mempercepat proses tanda tangan dalam hitungan detik, tanda tangan digital juga dapat menjamin keaslian pesan yang diterima oleh penerima, dan juga dapat mencegah pengirim untuk menyangkal pesan yang mereka kirim, atau dikenal sebagai prinsip non-repudiasi.
Tanda tangan digital ini sekarang bisa dilakukan dengan mudah di Privy, sebuah aplikasi penyedia layanan tanda tangan digital. Privy telah diakui oleh Kominfo untuk memverifikasi dan menerbitkan sertifikat elektronik dan tanda tangan digital bagi seluruh warga negara Indonesia. Hal ini berbeda dengan aplikasi tanda tangan online lainnya yang belum tentu sah secara hukum.
Cara Tanda Tangan Digital di Privy
Terdapat 3 cara yang berbeda untuk membubuhkan TTd digital di Privy, tergantung dengan apakah Anda sendiri ataukah dengan orang lain Anda perlu membubuhkan tanda tangan digital tersebut. Berikut ini selengkapnya:
1. Self-sign
Dengan Self Sign Anda tidak perlu lagi untuk menyimpan banyak kertas dan mengirimkannya kembali. Anda dapat menyimpan, mengunduh, dan mengirimkan dokumen tersebut melalui email, cloud storage dan sebagainya.
Cara Tanda Tangan Digital di Website Privy
Berikut caranya:
- Buka www.Privy.id.
- Klik masuk.
- Masukkan PrivyID dan password Anda.
- Jika Anda ingin menambahkan e-Meterai, maka Anda bisa beralih ke akun enterprise dengan cara mengklik foto profil di bagian kanan atas.
- Klik tombol unggah dokumen.
- Pilih menu self sign.
- Pilih dokumen yang akan ditandatangani.
- Jika Anda ingin menambahkan e-Meterai, maka Anda bisa klik continue dan pilih menu tanda tangani dengan meterai. Lalu, pilih kategori meterai dan setujui pembagian dokumen kepada PERURI. Geser meterai ke lokasi yang tersedia.
- Pilih tombol insert signature, lalu tempatkan tanda tangan dan geser gambar tersebut ke lokasi yang sesuai.
- Klik konfirmasi.
- Pilih metode OTP.
- Masukkan kode OTP.
- Klik continue.
- Selesai.
Cara Tanda Tangan Digital di Aplikasi Mobile Privy
Anda juga bisa melakukannya melalui mobile app. Berikut caranya:
- Buka aplikasi Privy.
- Klik masuk.
- Masukkan PrivyID dan password Anda.
- Jika Anda ingin menambahkan e-Meterai, maka Anda bisa beralih ke akun enterprise dengan cara mengklik foto profil di bagian kanan atas.
- Pilih dokumen yang akan Anda tanda tangani di bagian pending.
- Jika Anda ingin menambahkan e-Meterai, maka Anda bisa klik continue dan pilih menu tanda tangani dengan meterai. Lalu, pilih kategori meterai dan setujui pembagian dokumen kepada PERURI. Geser meterai ke lokasi yang tersedia.
- Klik insert signature.
- Geser tanda tangan ke bagian yang Anda inginkan.
- Klik apply.
- Konfirmasi tanda tangan Anda.
- Klik yes/ continue.
- Otentikasi TTd digital tersebut menggunakan kode OTP atau data biometrik di handphone Anda.
- Selesai.
Dokumen Anda berhasil ditandatangani tanpa harus menyita waktu yang cukup lama dan tanpa melalui kontak langsung. Bukan hanya tanda tangan, tapi Anda juga bisa membeli e-meterai kemudian membubuhkannya di dokumen.
2. Multiple Signing
Fitur multiple signing dapat Anda gunakan jika dokumen tersebut membutuhkan lebih dari 1 tanda tangan. Maksimal jumlah yang bisa dibubuhkan dalam 1 dokumen menggunakan fitur ini adalah 10 tanda tangan.
Caranya adalah:
- Buka www.Privy.id.
- Klik masuk.
- Masukkan PrivyID dan password Anda.
- Jika Anda ingin menambahkan e-Meterai, maka Anda bisa beralih ke akun enterprise dengan cara mengklik foto profil di bagian kanan atas.
- Klik tombol tambah di bagian kanan atas.
- Pilih share only jika Anda hanya ingin membagikan dokumen tersebut, dan sign and share jika Anda perlu menandatangani dokumen tersebut juga.
- Unggah dokumen yang Anda inginkan.
- Klik tombol continue.
- Jika Anda ingin menambahkan e-Meterai, maka Anda bisa klik continue dan pilih menu tanda tangani dengan meterai. Lalu, pilih kategori meterai dan setujui pembagian dokumen kepada PERURI. Geser meterai ke lokasi yang tersedia. Setelah itu, Anda bisa memilih menu insert signature untuk memasukkan tanda tangan Anda sendiri ke atas meterai. Setelah proses tersebut selesai, Anda akan diminta untuk memasukkan kode OTP terlebih dahulu sebelum menambah penerima dokumen.
- Klik tombol tambah pada menu tambah penerima dokumen.
- Masukkan PrivyId atau email penerima dokumen tersebut.
- Tentukan status penerima dokumen apakah dari personal maupun perusahaan.
- Tentukan peran penerima dokumen. Dalam hal ini ada 3 peran, yaitu signer, reviewer dan approver.
- Klik tombol add recipient.
- Ulangi langkah 8-12 untuk menambah penerima lainnya.
- Klik tombol share document.
- Selesai.
3. Bulk Signing
Fitur bulk sign adalah fitur yang memungkinkan Anda untuk menandatangani banyak dokumen sekaligus dalam satu waktu. Fitur ini hanya tersedia di aplikasi website Privy dan hanya bisa dibagikan oleh enterprise ID yang sama.
Caranya adalah:
- Buka privy.id.
- Klik masuk.
- Masukkan PrivyID dan password Anda.
- Klik foto profil Anda di bagian kanan atas.
- Lalu klik enterprise.
- Masuk ke all documents.
- Pilih dokumen yang akan ditandatangani. Perlu diingat bahwasannya Anda hanya bisa menandatangani dokumen yang berstatus ready.
- Checklist dokumen mana saja yang akan ditandatangani.
- klik bulk sign.
- Masukkan kode OTP yang di ke atau email Anda.
- Proses bulk sign akan berjalan.
- Selesai.
Nah, itu tadi tutorial lengkap cara membubuhkan tanda tangan digital di Privy. Anda bisa menyaksikan versi video dari tutorial ini melalui kanal YouTube resmi Privy di PrivyID.
Privy Sebagai Platform Tanda Tangan Digital
Privy adalah aplikasi tanda tangan digital yang diterbitkan oleh PT Privy Identitas Digital pada tahun 2016. Platform ini telah digunakan oleh lebih dari 37 juta pengguna di seluruh Indonesia dengan 1.800 diantaranya merupakan pelanggan dari kalangan perusahaan.
Sebagai penyedia layanan TTd digital, Privy tidak hanya memungkinkan pengguna untuk membubuhkan tanda tangan dimanapun dan kapanpun, tetapi juga memastikan keamanan dan keaslian TTd digital tersebut.
Dalam hal keamanan, berbeda dengan cara membuat tanda tangan digital melalui situs gratisan, aplikasi Privy telah dilengkapi dengan modul keamanan perangkat keras setingkat militer. Selain itu, aplikasi ini juga telah diakui oleh institusi terkait, seperti Kementerian Komunikasi dan Informatika, Kementerian Dalam Negeri dan Bank Indonesia, sehingga legalitas transaksi di aplikasi ini terjamin.
Adapun dalam hal keaslian, Privy melakukan sistem enkripsi dan dekripsi seperti halnya cryptocurrency untuk memastikan keaslian data. Dalam hal ini, gambar TTd digital pengguna akan dienkripsi menjadi kode-kode canggih yang hanya dipahami oleh mesin. Ketika dokumen tersebut diterima oleh orang lain, kode-kode tersebut kemudian melalui proses dekripsi dari kode kembali menjadi gambar TTd digital.
Hal ini mengakibatkan, ketika gambar tersebut diperiksa keasliannya menggunakan software tertentu, akan muncul sertifikat elektronik yang berisi data siapa yang membubuhkan TTd digital tersebut dan kapan hal itu dilakukan. Dengan demikian, pihak yang memberi TTd digital tersebut tidak akan bisa menyanggahnya (non-repudiasi).
Tidak hanya TTd digital yang bisa dikirim dan diterima oleh pengguna lain, Privy juga menyediakan e-Meterai untuk mendukung keaslian dokumen tersebut. Meterai memang tidak menjadikan sebuah dokumen sah, namun Meterai menjadi penting jika dokumen tersebut akan diajukan ke pengadilan atau merupakan dokumen resmi.
Dengan aplikasi Privy, Anda bisa menempelkan e-Meterai asli buatan PERURI (Percetakan Uang Republik Indonesia) dalam satu kali waktu. Sama seperti TTd digital, e-Meterai dalam aplikasi Privy juga melalui proses enkripsi dan dekripsi, sehingga keasliannya terjamin.
