Kesuksesan sebuah perusahaan tidak hanya terletak pada kemampuan perusahaan untuk mengkomunikasikan produknya kepada konsumen atau pelanggan, tetapi juga terletak pada kemampuan perusahaan untuk mengkomunikasikan instruksi, ide dan berbagai keperluan lain kepada karyawan secara efisien.
Fungsi Memo Resmi
Salah satu alat komunikasi internal perusahaan yang efisien itu adalah memorandum atau memo. Memorandum atau memo adalah tulisan singkat yang ditujukan kepada sejumlah besar orang untuk menyebarkan informasi mengenai suatu hal dengan lebih efektif dan efisien.
Dalam konteks perusahaan, memo ini biasanya berisi informasi mengenai tugas baru, rapat dadakan, peraturan dan larangan yang harus dipatuhi oleh karyawan. Saat ini, memo tidak hanya bisa disebarkan dengan cara ditempelkan di tempat-tempat strategis, melainkan juga bisa disebarkan melalui email, WhatsApp Group maupun alat komunikasi internal perusahaan lainnya.
Bagian-Bagian Memorandum
Berbeda dengan email atau surat resmi pada umumnya, memo ditujukan untuk menyebarkan informasi dengan cepat. Oleh karena itu, surat resmi yang satu ini didesain dengan singkat, padat dan jelas supaya bisa dibaca oleh karyawan dengan mudah. Berikut ini bagian-bagian dari memorandum:
1. Heading
Sama seperti surat resmi lainnya, memo resmi juga harus memiliki heading. Selain mencakup nama dan alamat perusahaan, heading memo juga harus mencakup kepada siapa saja memo tersebut ditujukan dan tanggal pembuatan memo. Supaya bisa mendapatkan perhatian dengan cepat, di bagian heading ini Anda juga bisa memasukkan judul atau subjek memo tersebut.
2. Pembukaan
Di bawah heading adalah paragraf pembukaan (introduction) singkat yang berisi mengenai latar belakang pembuatan memo tersebut. Misalnya “Sehubungan dengan rencana perpindahan kantor dari gedung XYZ ke gedung ABC, karyawan diminta untuk….”
3. Isi memo
Bagian memo resmi yang selanjutnya adalah isi memo. Isi memorandum ini bisa Anda sesuaikan dengan tujuan pembuatan memo tersebut. Misalnya, memo ditujukan untuk menyampaikan adanya kegiatan tertentu, maka isi memo berisi rincian kegiatan dan tanggal pelaksanaannya. Lain halnya jika tujuan pembuatan memo adalah untuk menyampaikan himbauan, maka isi himbauan tersebutlah yang ditulis di bagian ini.
4. Penutup
Pada bagian ini, Anda bisa menuliskan nomor handphone atau email yang dapat dihubungi jika karyawan ada pertanyaan. Selain itu, Anda juga bisa mencantumkan nama dan tanda tangan pembuat memo tersebut. Tujuannya adalah untuk meyakinkan karyawan kalau memo tersebut benar-benar valid dari rekan kerja atau atasan mereka.
Contoh Memorandum Resmi
Supaya Anda memiliki gambaran lebih lanjut mengenai format memo resmi, berikut ini beberapa contoh memorandum resmi yang bisa Anda baca dan Anda unduh:
1. Contoh memo resmi untuk sekolah
Tidak hanya untuk perusahaan, sekolah juga bisa menerbitkan memo resmi untuk berbagai keperluan, seperti peringatan rapat dengan komite sekolah, pemberitahuan acara-acara penting kepada siswa, hingga penerbitan pengumuman lomba untuk siswa yang berminat. Berikut ini contoh memo resmi untuk sekolah:
2. Contoh memo resmi untuk evaluasi perusahaan
Untuk menjaga produktivitas perusahaan tetap sesuai target, umumnya perusahaan akan melakukan evaluasi secara rutin entah itu sebulan sekali atau 3 bulan sekali. Dalam evaluasi ini, kinerja setiap karyawan akan dinilai. Oleh karena itu, manajer atau supervisor yang menjadi atasan karyawan tersebut diminta untuk membuat laporan evaluasi dengan baik dan benar, supaya rewards dan punishment untuk karyawan bisa diberikan sesuai porsinya masing-masing.
3. Contoh memorandum resmi untuk perusahaan 2
Perusahaan, khususnya perusahaan startup saat ini seringkali tidak memiliki gedung atau ruang kantor sendiri, sehingga tidak jarang akan terjadi perpindahan kantor sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Hal ini tak urung akan membuat karyawan harus membereskan barangnya masing-masing sebelum berpindah lokasi kerja. Memo dibutuhkan untuk memberitahu karyawan mengenai batas akhir pengepakan barang-barang tersebut.
4. Contoh memo untuk pertemuan besar
Karena perubahan kondisi bisnis dan ekonomi dalam suatu waktu, terkadang perusahaan perlu mengumpulkan seluruh karyawannya dalam sebuah pertemuan besar secara mendadak. Untuk keperluan seperti ini, sebaiknya memo diterbitkan jauh-jauh hari sebelum pertemuan tersebut. Tujuannya adalah supaya karyawan sudah menyelesaikan pekerjaannya sebelum pertemuan berlangsung, sehingga agenda pertemuan tersebut tidak mengganggu produktivitas karyawan.
5. Contoh memo resmi Bahasa Inggris
Format memorandum resmi dalam Bahasa Inggris kurang lebih sama dengan format memo dalam Bahasa Indonesia. Namun tidak jarang memo perusahaan-perusahaan dari luar Indonesia seperti ini memiliki isi yang cukup panjang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
6. Contoh memo resmi Bahasa Inggris untuk apartemen
Salah satu kekurangan dari tinggal di sebuah apartemen adalah terbatasnya lahan parkir yang tersedia. Oleh sebab itu, pihak manajemen bangunan ini dituntut untuk bisa mengatur alur keluar masuk kendaraan di tempat parkir tersebut. Tidak jarang, kebijakan mengenai parkir ini berubah menyesuaikan dengan kebutuhan para penghuni. Berikut ini contoh memorandum resmi untuk perubahan kebijakan parkir di sebuah apartemen dalam Bahasa Inggris:
7. Contoh memo untuk pengenalan karyawan baru
Setiap perusahaan tentu perlu melatih karyawan baru supaya bisa lebih mudah menyatu dengan karyawan perusahaan yang sudah masuk sebelumnya. Hal ini penting, sebab kesuksesan sebuah perusahaan juga tergantung pada efektivitas dan efisiensi komunikasi serta kolaborasi antar karyawan.
Namun apabila jumlah karyawan baru cukup banyak (ratusan orang, misalnya), perusahaan tentu membutuhkan pemberitahuan masal mengenai acara ini. Berikut ini contoh memo resmi untuk pengenalan karyawan baru:
Nah, itu tadi contoh memorandum resmi untuk berbagai keperluan perusahaan dan lembaga. Gunakan template dan tanda tangan digital dari privy.id untuk membuat memorandum perusahaan Anda tampak lebih kredibel, bisa ditelusuri keasliannya dan dapat dikirimkan kepada ratusan karyawan sekaligus. Buat proses administrasi bisnis Anda lebih praktis dan cepat bersama Privy.id!
